Arkistonmuodostussuunnitelma

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Se sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät.[1] Arkistolaissa edellytetään arkistonmodostussuunnitelman laatimista viranomaisilta seuraavasti: "Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa."[2] Arkistonmuodostussuunnitelman sisällölle ei ole säädetty tarkkoja vaatimuksia, mutta hyvin tehtynä se on tehokas asiakirjahallinnan väline. Digitaalisten asiakirjojen hallintaan sovelletaan sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eAMS). AMS on käytössä ainoastaan Suomessa, mutta vastaavanlaisia suunnitelmia on käytetty myös Ruotsissa. Kansainvälisesti laaditaan yleensä laajempia asiakirjahallinnon ohjelmia, esimerkiksi records management program Yhdysvalloissa, Australiassa ja Englannissa.[3]

HistoriaMuokkaa

Julkishallinnon viranomaisten asiakirjahallintaa on ohjattu arkistonmuodostussuunnitelmilla 1980-luvun alusta lähtien.[3] AMS esiintyi ensimmäisen kerran vuoden 1981 arkistolaissa (184/1981), joka tuli voimaan vuonna 1983. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältyy myös tällä hetkellä voimassa olevaan arkistolakiin vuodelta 1994 (831/1994).[2]

TarkoitusMuokkaa

Arkistonmuodostussuunnitelman tarkoituksena on auttaa hallitsemaan asiakirjatiedon koko elinkaarta ja sen aikana tehtyjä toimenpiteitä. Arkistonmuodostus on prosessi, johon kuuluvat toimenpiteet ja niiden järjestys on suunniteltava etukäteen, ja parhaimmillaan arkistonmuodostussuunnitelmaa voi käyttää organisaation kehittämisen työvälineenä. Sisältö riippuu arkistonmuodostajan tarpeista, mutta pääsääntöisesti se käsittelee asiakirjojen säilytystä, käsittelyä ja käyttöä. Tavallisesti AMS sisältää mm. asiakirjojen rekisteröintitavan, arkistointijärjestyksen sekä säilytysajat. Tavoitteena on, että syntyvä arkisto on mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja käyttökelpoinen sekä organisaation itsensä että myöhemmän tutkimuksen kannalta.[4]

Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäviä voivat olla esimerkiksi:

  • ohjata asiakirjojen rekisteröintiä, arkistointia ja seulontaa eli arkistonmuodostusta (päätehtävä)
  • toteuttaa julkisuusperiaatetta ja tietosuojaa
  • ohjata poikkeuksellisiin oloihin valmistautumista
  • toimia tietopalvelun apuvälineenä
  • toimia suunnittelun apuvälineenä
  • toimia arkistolaitokselle tehtävänä seulontaesityksenä
  • toimia uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistona[4]

Arkistonmuodostussuunnitelman sisältöMuokkaa

Arkistonmuodostussuunnitelma on perusmuodoltaan yleensä taulukkomainen dokumentti, jossa määritellään ohjeet kaiken organisaation tuottaman asiakirja-aineiston käsittelyyn ja säilyttämiseen. Arkistonmuodostussuunnitelman rakenne perustuu organisaation tehtäväluokitukseen.[5] Arkistonmuodostussuunnitelmaan tarpeista riippuen merkittäviä tietoja ovat tehtävän käsittelyn kulun kuvaus, siitä syntyvät asiakirjalliset tiedot, tietojärjestelmä johon asiakirja rekisteröidään, asiakirjan julkisuus, henkilötietoluonne, säilytysaika, säilytysmuoto, säilytysjärjestys, vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat, suojeluluokka ja arkistotunnus. Itse arkistonmuodostussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja.[6]

Arkistolaki ohjaa siinä määriteltyjen arkistonmuodostajien toimintaa arkistolaitoksen ohella.[2] Viranomaisten tulee myös noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa.[7]

Arkistonmuodostussuunnitelma voi olla hyödyllinen työväline myös yksityisiä arkistoja muodostettaessa. Tällöin jos kyseessä on arkisto, jonka muodostamista ei arkistolaki koske, on suunnitelmaa koskevia virallisia ohjeistuksia sen sisällöstä mahdollista soveltaa vapaammin. Esimerkiksi yhdistysten arkistonmuodostukseen on tehty oma oppaansa.[8]

Arkistolaitoksen suosituksen mukainen arkistonmuodostussuunnitelma sisältää seuraavat tiedot:[1]

Tehtävät ja tehtävien käsittelyvaiheet Organisaation tehtävät, joiden osana arkistoitavat asiakirjat syntyvät.
Asiakirjatyypit Tehtävistä syntyvät tiedot ja niiden asiakirjatyypit.
Julkisuus ja salassapito Tieto siitä, onko asiakirja julkinen. Jos ei, niin tiedot salassapitoajasta ja -perusteesta.
Henkilötietoluonne Tieto siitä sisältääkö asiakirja henkilötietoja.
Säilytysaika Asiakirjojen säilytysajat ja perusteet säilytysajoille. Säilytysajat jaetaan aktiiviseen (säilytysaika työhuoneessa) ja kokonaissäilytysaikaan.
Säilytysmuoto Asiakirjan muoto tietojärjestelmässä, esimerkiksi sähköinen tai/ja paperi. Myös tiedot säilytysmuotojen muutoksista asiakirjan elinkaaren aikana.
Säilytysjärjestys Arkistoitavien asiakirjojen jako ryhmiin/sarjoihin. Pysyvästi säilytettävät ja määräajan kuluttua hävitettävät pyritään arkistoimaan omiksi ryhmikseen, samoin julkiset ja salaiset. Ryhmän sisällä asiakirjat arkistoidaan esimerkiksi aakkos- tai numerojärjestykseen tai asiasisältöön perustuvaan järjestykseen.
Vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat Tieto asiakirjojen fyysisestä sijainnista, vastuuhenkilöt, jotka esimerkiksi päättävät salassa pidettävien tietojen antamisesta. Tieto siitä, kenen tai minkä yksikön vastuulla alkuperäiskappaleen arkistointi on.
Suojeluluokka Kolme luokkaa,
  1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat
  2. Tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat
  3. Muut asiakirjat
Arkistotunnus Arkistokaavan mukainen arkistotunnus.

Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eAMSMuokkaa

eAMS on organisaation kaiken toiminnan kattava ja sähköisiä toimintatapoja tukeva arkistonmuodostussuunnitelma.[9] eAMS:n laadinnan yhteydessä eri tehtävien käsittelyprosessit ja niihin liittyvä asiakirjallinen tieto kuvaillaan eli niiden metatiedot määritellään. Tiedonhallintajärjestelmiin integroituna eAMS ohjaa asiakirjojen automaattista käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan. eAMS:n tavoitteena on myös tukea organisaation tiedonkäsittelyprosessien uudistamista vastaamaan sähköisen ympäristön ominaisuuksia.[10] Julkishallinnon sähköisten arkistojen toiminnasta määrää arkistolaitoksen SÄHKE2-normi.[11]

LähteetMuokkaa

  1. a b Kansallisarkisto: AMS-opas, viitattu 2.12.2012
  2. a b c Arkistolaki, FINLEX, viitattu 2.12.2012
  3. a b Valtonen Marjo Rita ja Henttonen Pekka: Asiakirjatiedon hallinta. (s. 221–222). Teoksesta Ote informaatiosta, toim. Sami Serola. Helsinki, BTJ Kustantamo 2010. ISBN 978-951-692-773-5
  4. a b Arkistolaitoksen verkko-opas
  5. Kansallisarkisto: AMS-opas, viitattu 3.12.2012
  6. Kansallisarkisto: AMS-opas, viitattu 3.12.2012
  7. Valtiovarainministeriö: Hyvän tiedonhallintatavan määritys, viitattu 3.12.2012
  8. Arkistot kuntoon. Yhdistyksen arkistokäsikirja, Toim. Marja Pohjola, Petra Hakala & Lauri Harvilahti. Tieteellisten seurain valtuuskunta. Vaasa 2008, 2. uud. ja laaj. p., 169 s. ISBN 978-952-99486-4-2
  9. Arkistolaitos - sähköisen tiedon ohjaus, viitattu 3.12.2012
  10. eAMS-käyttöönottosuunnitelma, viitattu 3.12.2012
  11. SÄHKE2-normi, sivu 4