Wikiprojekti:Ohjeet/Näin järjestät Wikitapahtuman

Wikimedian projektien muokkaamiseen voi tutustua erilaisissa muokkaustapahtumissa, joita Wikimedian paikallisjärjestöt järjestävät yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa. Näitä tapahtumia voi järjestää myös kuka tahansa, joka on perehtynyt Wikimedian projektien käytäntöihin. Tälle sivulle on koottu erilaisia hyviä käytäntöjä ja vinkkejä tilaisuuksien järjestämiseen. Olet tervetullut lisäämään omia havaintojasi!

Mitä pitää ottaa huomioon tapahtumaa suunniteltaessa

Wikimedian Yleiset käytössäännöt

Kaikissa Wikimediaan liittyvissä tapahtumissa tulee noudattaa Wikimedian Yleisiä käytössääntöjä. Ne korostavat kaikkien mahdollisuutta osallistua tapahtumiin tasavertaisesti ja turvallisesti.

Kumppanuuksien avulla laajempaa osallisuutta

Wikimedian projektien esitteleminen uusille yhteisöille laajentaa Wikimedian projektiin osallistuvien joukkoa. Nämä yhteisöt tuovat Wikimedian projekteihin oman alansa tietoa ja rikastavat Wikimedian projektien näkökulmia.

Wikimedia-yhteisöt aktiivisesti mukaan tapahtumiin

Ilmoita tulevista tapahtumista Wikipedian Kahvihuoneessa osiossa Uutiset ja tiedotteet. Uusien ja vanhojen muokkaajien välille tarvitaan lisää vuorovaikutusta. Kannattaa ilmoittaa tapahtumasta myös Ylläpitäjien ilmoitustaululla, jotta ainakin ylläpitäjät ovat tietoisia uusien muokkaajien temmellyksestä Wikipediassa.

Käytännön valmistautumista

Projektisivu

Tapahtumalle kannattaa aina luoda projektisivu suomenkielisen Wikipedian Wikiprojekti-nimiavaruuteen. Saman tahon kanssa tehtäviä useita eri tapahtumia voi ennakoida tekemällä Wikiprojektin hieman laajemmalle kokonaisuudelle ja lisäämällä yksittäiset tapahtumat se alasivuiksi.

• Wikiprojekti:<Organisaatio tai teema>
• Wikiprojekti:<Organisaatio tai teema>/<Wikitapahtuma>

Projektisivulle voi listata lähes kaikki tällä sivulla esitellyt asiat.

Viestintä

Hyvän tiedottamisen avulla tilaisuuteen saadaan mahdollisimman paljon osallistujia.

• Sosiaalinen media
• Postituslistat
• Wikimedian kahvihuone

Ilmoittautuneille lähetetään tervetuloviesti sähköpostilla. Se sisältää tärkeimmät tiedot, erityisesti käyttäjätilin tekemisestä ennakkoon, oman koneen ottamisesta mukaan ja saapumisohjeet.

Käyttäjätilit osallistujille hyvissä ajoin

Uusien käyttäjien kannattaa luoda itselleen käyttäjätunnus jo ennen muokkaustapahtumaa monesta eri syystä. Wikitapahtumassa saattaa kulua aikaa turhaan käyttäjätunnuksen pohtimiseen. Samassa verkossa saa luoda kerrallaan vain rajatun määrän uusia tunnuksia.

Millainen käyttäjätunnus?

• Jotkut esiintyvät mielellään omalla nimellään ja toiset pitävät nimimerkkiä parempana. Kukin voi päättää tästä itse.
• Nimen valinta ei saa loukata toisen tahon oikeuksia, se ei esimerkiksi saa olla toisen ihmisen nimi.
• Käyttäjätunnus on henkilökohtainen. Se ei voi olla organisaation yhteinen.

Oma tietokone mukaan

Wikimedian projekteja muokataan tietokoneilla, joten jokaisella osallistujalla tulisi olla kone. Parityöskentely on myös oikein hyödyllinen oppimisen muoto. Järjestäjä voi myös pyrkiä tarjoamaan koneita osallistujille, mutta vaikeuksia voi tulla, jos esimerkiksi haluaa päästä lukemaan omaa sähköpostiaan.

Tila ja esteettömyys

Työskentely tapahtuu yleensä pöytien ääressä ja jokaiselle osallistujalle tulisi olla pöytäpaikka. Saavutettavuuden kannalta on tärkeätä, että tila on esteetön. WC-tilojen sukupuolineutraalius pitää muistaa myös.

Saapumisohjeet

Muista lisätä ohjeisiin saapumisohjeet haluamallasi tavalla.

Verkkoyhteydet

Verkkoyhteydet ovat käytännössä hyvät kaikkialla Suomessa. Jos käytössä ei ole julkista WiFi-verkkoa, voidaan käyttää kännykän jaettuja verkkoja.

Ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen Wikitapahtumiin tehdään usein kirjoittamalla osallistujien allekirjoitukset projektisivun listaan. Se ei ole mahdollista kaikille uusille muokkaajille, joista osalla ei vielä ole edes tunnusta eikä kokemusta Wikipedian muokkaamisesta. Siksi kannattaa miettiä muita vaihtoehtoja, kuten Googlen lomakkeet tai jaetut dokumentit.

Ilmoittautumisten tiedot sisältävät henkilötietoja. Kun kerätään osallistujien nimiä ja sähköpostiosoitteita, tulee henkilörekisterin pitäjä, käyttötarkoitus ja tietojen säilyttämisen kesto ilmoittaa käyttäjille. Demografisia tietoja esimerkiksi sukupuolesta tai osallistujien taustoista halutaan usein kerätä vaikuttavuuden arviointia varten, mutta kannattaa käyttää harkintaa ja miettiä, onko se oikeasti tarkoituksenmukaista tai laillista.

Valokuvauskäytäntö

Kaikki eivät halua tulla valokuvatuiksi. Varaa näille henkilöille jokin näkyvä merkki. Wikimedian konferensseissa on usein käytetty eriväristä kaulanauhaa, jonka näkee sekä edestä että takaa.

Hybriditoteutus

Tilaisuus voi olla lähitapahtumana, verkossa tai se voi olla hybridi. Hybriditoteutus on näistä kaikkein haastavin. Jos haluat, että tilassa käytetään mikrofonia ja äänentoistoa, suunnittele audiovisuaalinen tuotanto huolellisesti ja varaa asiantuntijoita sen suunnitteluun ja toteutukseen.

Tilaisuuden sisältö

Kesto

Tilaisuuksien kannattaa olla riittävän pitkiä, jotta niiden aikana ehtii kirjoittaa ja järjestää muuta mahdollista oheisohjelmaa. Ne eivät voi kuitenkaan olla liian pitkiä, sillä Wikimedian projekteissa on paljon omaksuttavaa. Aamu- tai iltapäivän mittainen tilaisuus on sopiva.

Osallistujien ja muokkauksien kirjaaminen

Osallistujalistoja tai muokkauksien laskentaa voi tehdä sen mukaan, mikä on omiin tarkoituksiin sopivaa. Wikimedialla on tapahtumia varten Programs & Events Dashboard, joka helpottaa kontrtibuutioiden seuraamista.

Projektisivun käyttäminen osallistujien lisäämiseen tapahtuman aikana ei ole käytännöllistä, sillä sivulla voi olla vain yksi muokkaaja kerrallaan.

Tapahtumakohtainen hashtag on hyödyllinen, kun halutaan jäljittää tapahtuman aikana tehtyjä muokkauksia.

Teemaan liittyvien aiheiden listaaminen

Projektisivun käyttäminen myöskään aiheiden varaamiseen ei ole käytännöllistä, sillä sivulla voi olla vain yksi muokkaaja kerrallaan.

Post-it -lappujen käyttäminen on perinteinen tapa listata aiheita tapahtumissa. Kun yksi nappaa lapun mukaansa, toinen ei voi sitä enää ottaa, ennen kuin ensimmäinen palauttaa sen taululle lopetettuaan. Lappuja voi myös lisätä tarpeen mukaan.

Etätapahtumien yleistyttyä on kehitelty erilaisia verkkoon tehtäviä aihelistauksia. Padletin käyttäminen on yksi näistä.

Lähdeaineistot

Listaa olemassa olevia verkkoaineistoja projektisivulle ennen tapahtumaa. Tapahtuman järjestäjäkumppani tai osallistujat voivat myös tuoda aiheeseen liittyvää kirjallisuutta tilaisuuteen.

Tukihenkilöt

Pyri saamaan tilaisuuteen useampia Wikipedian muokkaajia. Osallistujilla on paljon kysymyksiä, ja yksin et voi olla jokaisen luona yhtä aikaa.

Asiantuntijaesitykset

Tilaisuuden tunnelmaan voi virittää asiantuntija-alustus tai muu itse sisältöön liittyvä esitys.

Wikipedian käytäntöjen oppiminen

Wikipedian muokkaamisen käytäntöjen opettamiseen on monta tapaa. Lähtökohtana voi pitää sitä, että opittavaa on paljon ja virheitä tulee. Niitä ei pidä pelätä eikä niistä pidä liikaa ärsyyntyä.

• Esitelmän pitäminen muokkaamisen käytännöistä on hyödyllistä, mutta vasta kokeilemalla oppii. Siksi esitelmät kannattaa pitää mahdollisimman lyhyinä. Jo puolen tunnin luento on pitkä.
• Itseoppimisohjeet ovat hyödyllisiä, sillä ne antavat vastuuta oppijoille, eikä kaikkea tarvitse kysyä ohjaajilta.
• Henkilökohtainen avustaminen muokkaustilaisuudessa on aina tärkeätä. Se lähentää uusia ja vanhoja muokkaajia ja auttaa näkemään haasteet tuorein silmin. Tilaisuuksiin kannattaa kutsua mahdollisimman paljon vapaaehtoisia muokkaajia. Intensiivinen parityöskentely voisi olla malli kehitettäväksi vaikeissa aiheissa.
• Tietoiskut muokkaamisen aikana voivat olla hyvä tapa rakenteistaa kirjoittamista. Tietoiskut voivat käsitellä esimerkiksi artikkelin rakenteen eri osia, kuvan lisäämistä, lähteiden tuottamista jne.

Erikoisohjelma

Osallistujia voi palkita erikoisohjelmalla, kuten ilmaisella näyttelykäynnillä tai backstage-kierroksella.

Yhteenveto

Tilaisuus kannattaa päättää yhteenvetoon, jossa jokainen osallistuja voi kertoa joko aiheestaan tai kokemuksistaan. Tiiviit minuutin mittaiset esitykset mahtuvat ohjelmaan yleensä hyvin.

Miten Wikimedian projektien muokkaamista voi jatkaa?

Lähtisikö joku osallistujista toteuttamaan wikipajaa omassa yhteisössään? Syntyisikö porukasta säännöllisesti tapaavaa ryhmää? Olisiko sellainen jo olemassa? Löytyisikö Wikimedian projekteista joku, johon voisi ottaa osaa verkossa? Järjestetäänkö jatkopaja?

Dokumentaatio

• Projektisivulle kannattaa listata ainakin muokatut ja muokkaamatta jääneet artikkelit.
• Valokuvat tilaisuuksista ovat erinomaista dokumentaatiota. Ne kannattaa tallettaa Wikimedia Commonsiin. Huomaa, että kaikki eivät halua tulla valokuvatuksi.