Ero sivun ”Asiakirja” versioiden välillä

Asiakirja eroaa muista dokumenteista neljällä sektorilla. Muihin dokumentteihin verrattuna asiakirjalla on kontekstuaalinen, evidentaalinen (todistusvoimainen), kollektiivinen ja historiallinen osa. Kontekstuaalisuus kertoo missä, ja milloin jaasiakirja kenenon toimestalaadittu asiakirjaja kuka sen on luotulaatinut. Kontekstuaalisuudella tarkoitetaan siis asiakirjan tuontantoympäristöä. Se ohjaa asiakirjan elinkaarta luomisesta pysyväissäilytykseen, sillä kontekstitietojen perusteella asiakirja liitetään sen tuottaneeseen toimintaan sekä arkistokokonaisuuteen. Evidentaalisuus tarkoittaa todistusvoimaisuutta: asiakirja on lainvoimainen todiste toiminnasta. Asiakirjan evidentaalisuuden korostamisesta käydään keskustelua, sillä sen korostaminen aiheuttaa asiakirjan kulttuurillis-historiallisien ominaisuuksien vähempää painotusta. Laajemman käsityksen mukaan asiakirjat ovatkin sekä todistevoimaisia jälkiä toiminnasta, että säilyttämisenarvoisia muistielementtejä. Asiakirjan tulee linkittyä muihin toiminnan aikana syntyneisiin asiakirjoihin, sillä todistusvoimaisuus syntyy kollektiivisuudesta. Kollektiivisuus tarkoittaa sitä, että asiakirja saa todistusvoimansa ja arvonsa linkitettynä toimintaprosessin tuottamiin muihin asiakirjoihin. Irrallisena asiakirja on dokumentti vailla todistusvoimaa ja kontekstia. Historiallisuudella taas tarkoitetaan kyseisen asiakirjan muutosta sen elinkaaren aikana. Asiakirjan merkitys voi ajan kuluessa muuttua useaankin otteeseen, ja niin organisaation kuin [[yhteiskunta|yhteiskunnan]] muistin kannalta muutokset tulee kirjata ylös.<ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma", Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 32-34. </ref>

Jopa tyhjät paperit ja mainokset voivat olla dokumentteja, mutta ne eivät ole asiakirjoja, koska niillä ei ole asiakirjalle ominaisia arvoja. Joidenkin asiakirja-ammattilaisten näkökulmasta asiakirjoiksi pitäisi luokitella vain sellaiset dokumentit, jotka on suunniteltu säilytykseen tai [[formaali]]ksi kirjattu [[asiakirjahallinta|asiakirjahallinnan]] tietokantoihin. Ne voi kuitenkin nähdä myös laajemmassa merkityksessä [[informaatio]]n kategoriana<ref>Yeo, Geoffrey: "Rising to the level of a record? Some thoughts on records and documents" Records Management Journal, vol. 21 nro 1, 2011, s. 9, 14, 17. </ref> Muista informaation kategorioista asiakirja eroaa olemalla tyypillisesti ainutkertainen. <ref>Valtonen, Marjo Rita & Henttonen, Pekka: "Asiakirjatiedon hallinta", Ote informaatiosta. Johdatus informaatiotutkimukseen ja interaktiiviseen mediaan, s.211-243. Toim. Sami Serola, 2010.</ref>