Ero sivun ”Asiakirjahallinta” versioiden välillä

'''Asiakirjahallinta''' on asiakirjatiedon[[asiakirja]]tiedon suunnitelmalliseen tuottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen kohdentuvaa toimintaa, jota toteutetaan sekä organisaatiokontekstissa että [[arkisto|arkistoinstituutioissa]]. [1] Asiakirjahallinnan tarkoituksena on varmistaa autenttisten, luotettavien, todistusvoimaisten ja käyttökelpoisten asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen. [2]

Suomessa asiakirjahallinnalla tarkoitetaan sekä asiakirjahallintoa että [[arkisto|arkistotoimea]]. Suomalaisessa asiakirjahallinnassa asiakirjojen elinkaaren hallinta on aina ollut jatkumo, joten asiakirjahallinto ja arkistotoimi linkittyvät tiiviisti yhteen [3], toisin kuin monissa muissa maissa (Yhdysvallat, Saksa, Ranska, Englanti), missä [[organisaatio|organisaatioiden]] (myös [[julkishallinto|julkishallinnon]]) asiakirjahallinto toimii aina erillään valtionarkiston hoitamasta arkistotoimesta. Näissä maissa tehdään selvä terminologinen ero ajankohtaisasiakirjojen ja asiakirjahallinnon (Records management) sekä historiallisten asiakirjojen ja arkistotoimen (Archive) välillä. [2]

Arkistotoimen tehtävänä on ohjata arkistonmuodostusta. Tavoitteena on arkiston (asiakirjakokonaisuuden) muodostuminen osana arkistonmuodostajan jokapäiväistä toimintaa niin, että se ei edellytä jälkikäteistä seulontaa[[seulonta]] ja järjestämistä. [5]

Elinkaariajatteluun liittyvät [[arvonmääritys]] ja [[seulonta]] eli ne toimenpiteet, jotka tähtäävät asiakirjatietojen määrän vähentämiseen. [9] Asiakirjojen määrät ovat voimakkaasti kasvaneet, ja asiakirjahallinnan tehtävänä on arvioida, mitkä asiakirjat säilytetään ja mitkä hävitetään. Arvonmäärityksessä arvioidaan, millainen arvo kullakin asiakirjalla on toiminnan ja talouden, yksilön, yhteisön ja yhteiskunnan sekä kulttuurin ja tutkimuksen kannalta. Huomioon on siis otettava toisaalta käytännölliset, toisaalta tutkimukselliset ja kulttuuriset näkökulmat. [2] Asiakirjat jaetaan pysyvästi ja määräajaksi säilytettäviin. [9]