Organisaation muisti

Organisaation muisti (engl. organizational memory) -käsitettä käytetään kuvaamaan organisaation tietoresurssien hallintaa, käyttöä ja säilyttämistä. Tietoresursseiksi lasketaan tietokannoissa oleva tieto ja organisaation työntekijöiden osaaminen.

Yleistä

Organisaation muistilla tarkoitetaan organisaation informaatioresursseja eli sen tietopääomaa, jota on hyödyllistä säilyttää tulevaisuutta varten. Informaatioresurssit käsittävät organisaation tuottaman tiedon, tietämyksen ja yksilöiden ja organisaation kokemuksen, organisaation kulttuurin ja tietoa sekä tiedonjakoa tukevat tietokannat ja prosessit. Organisaation muisti perustuu sekä organisaation arkistoihin että yksilöiden muistiin. Organisaation muisti voidaan ymmärtää sekä eksplisiittisiksi informaatiotallenteiksi tai organisaation implisiittiseksi informaatioresurssiksi.

Organisaation muisti on keino säilyttää sen informationaalisia resursseja. Organisaation oppimat asiat tulisi olla myöhemmin sen käytössä, ja tämän takia historian tallentaminen on tärkeää. Organisaation muistin ominaispiirteitä ovat yksilökeskeinen, tietämykseen perustuva, kollektiivinen, päätöksentekoa tukeva, menneisyyden kokemuksia tallentava, jaettavissa oleva ja kilpailukykyä tukeva tieto. Tieto säilyy muun muassa organisaation yksilöiden muistissa, toimintatavoissa, organisaation rakenteissa ja kulttuurissa, dokumentissa, protokollissa, tietokannoissa ja ulkopuolisissa arkistoissa. Tieto on tärkeää organisaation toiminnan kannalta, sillä se tukee päätöksentekoa, kilpailukykyä, hyödyntää kokemusta ja lisää asiantuntijuutta.

Informaatioteknologia voi tukea organisaation muistia sekä tallentamalla tietämystä että antamalla yksilöille mahdollisuuden tiedon käyttöön. Tämä tarvitsee luonnollisesti tietokantoja sekä kommunikaatiota tukevia työkaluja. Tekniikoita organisaation muistin säilyttämiseen ja jakeluun on muun muassa tietokannat, tiedonjakelujärjestelmät (esimerkiksi intranet), multimediajärjestelmät ja kommunikaatiota tukevat CSCW -järjestelmät. Näiden tarkoituksena on tukea, jakaa ja tallentaa organisaation tietoa.

Eksplisiittisen tiedon ja hiljaisen tiedon erot

Hiljainen tieto (tacit knowledge) on epävirallista, vaikeasti määriteltävissä tai tallennettavissa olevaa oppimisen kautta syntyvää tietoa. Se on tietoa, josta henkilö itsekään ei ole välttämättä tietoinen. Hiljainen tieto on vaikeasti viestittävissä tai jaettavissa. Hiljaiseen tietoon liittyvät taitotieto, ammattitaito sekä mallit, joiden avulla ihmiset hahmottavat ja ymmärtävät ympäröivää todellisuutta. Hiljainen tieto on siirrettävissä toimimalla yhdessä muiden kanssa, esimerkiksi mestari-kisälli –suhteessa, jossa kisälli oppii seuratessaan mestarin työskentelytapoja.

Eksplisiittinen eli käsitteellinen tieto (explicit knowledge) on luonteeltaan tieteellisempää, dokumentoitua ja tallennettua. Se voidaan ilmaista sanoina ja numeroina. Siihen sisältyy esimerkiksi dokumentit, raportit ja muistiinpanot. Eksplisiittistä tietoa voidaan jakaa ja prosessoida helposti.

Organisaation muisti sisältää sekä hiljaista tietoa että eksplisiittistä tietoa. Uuden tiedon luominen edellyttää näiden vuorovaikutusta.

Lähteet

• Ackerman, Mark S. Augmenting. (1998). Organizational memory: a field study of answer garden. ACM Transactions on Information Systems (TOIS) Volume 16, Issue 3. Pages: 203 – 224
• Ackerman, Mark S, Halverson, Christine. (1998). Considering an organization's memory. Computer Supported Cooperative Work. Proceedings of the 1998 ACM conference on Computer supported cooperative work. Pages: 39 - 48.
• Ackerman, Mark, Hadverson, Christine. (2000). Reexamining organizational memory. Communications of the ACM. Volume 43, Issue 1. Pages: 58 - 64.
• Brooks, JoAnn. (1996). CSCW as Form of Organizational Memory: Implications for Organizational Learning. ACM SIGOIS Bulletin. Volume 17, Issue 3. Pages: 39 - 42.
• Maier, Ronald, Klosa, Oliver. (1999). Organizational memory systems to support organizational information processing: development of a framework and results of an empirical study. Special Interest Group on Computer Personnel Research Annual Conference. Proceedings of the 1999 ACM SIGCPR conference on Computer personnel research. Pages: 138 - 143.
• Mäkinen, Sari. (2003). Organisaation muisti - Käsiteanalyysi (Arkistoitu – Internet Archive). University of Tampere. Department of Information. Research notes.