Ero sivun ”Asiakirja” versioiden välillä

'''Asiakirja''' on todistusvoimainen, laillisesti pätevä [[dokumentti]]. <ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma", Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 32-33. </ref>

Asiakirjalla tarkoitetaan vuoden 1994 arkistolaissa ”kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein”. <ref> Arkistolaki, 6 § Finlex. (23.9.1994/831). Viitattu 26.10.2013.</ref>

ISO-standardin mukaan asiakirjat ovat: "[[organisaatio]]n tai henkilön tehtäviensä tai lakiperusteisten velvollisuuksiensa hoitamisen yhteydessä todisteeksi tai informaatioksi tuottamaa, vastaanottamaa ja ylläpitämää tietoa" [ISO RM 2001].<ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma", Arkistoyhdistys ry, 2005,s. 34. </ref>

Dokumentilla on sosiaalinen tarkoitus: se on tarkoitettu organisaatiossa monien henkilöiden luettavaksi ja myös aloittamaan vuorovaikutuksen näiden henkilöiden välillä.<ref> Forbes-Pitt, Katherine: "A document for document's sake: A possible account for document system failures and a proposed way forward", Records Management Journal vol. 16, 2006, nro 1, s. 14. </ref>

Asiakirja eroaa muista dokumenteista neljällä sektorilla. Muihin dokumentteihin verrattuna asiakirjalla on kontekstuaalinen, evidentaalinen (todistusvoimainen), kollektiivinen ja historiallinen osa. Kontekstuaalisuus kertoo missä ja milloin asiakirja on laadittu ja kuka sen on laatinut. Kontekstuaalisuudella tarkoitetaan siis asiakirjan tuontantoympäristöä. Se ohjaa asiakirjan elinkaarta luomisesta pysyväissäilytykseen, sillä kontekstitietojen perusteella asiakirja liitetään sen tuottaneeseen toimintaan sekä arkistokokonaisuuteen. Evidentaalisuus tarkoittaa todistusvoimaisuutta: asiakirja on lainvoimainen todiste toiminnasta. Asiakirjan evidentaalisuuden korostamisesta käydään keskustelua, sillä sen korostaminen aiheuttaa asiakirjan kulttuurillis-historiallisien ominaisuuksien vähempää painotusta. Laajemman käsityksen mukaan asiakirjat ovatkin sekä todistevoimaisia jälkiä toiminnasta, että säilyttämisenarvoisia muistielementtejä. Asiakirjan tulee linkittyä muihin toiminnan aikana syntyneisiin asiakirjoihin, sillä todistusvoimaisuus syntyy kollektiivisuudesta. Kollektiivisuus tarkoittaa sitä, että asiakirja saa todistusvoimansa ja arvonsa linkitettynä toimintaprosessin tuottamiin muihin asiakirjoihin. Irrallisena asiakirja on dokumentti vailla todistusvoimaa ja kontekstia. Historiallisuudella taas tarkoitetaan kyseisen asiakirjan muutosta sen elinkaaren aikana. Asiakirjan merkitys voi ajan kuluessa muuttua useaankin otteeseen, ja niin organisaation kuin [[yhteiskunta|yhteiskunnan]] muistin kannalta muutokset tulee kirjata ylös.<ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma", Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 32-34. </ref>

Jopa tyhjät paperit ja mainokset voivat olla dokumentteja, mutta ne eivät ole asiakirjoja, koska niillä ei ole asiakirjalle ominaisia arvoja. Joidenkin asiakirja-ammattilaisten näkökulmasta asiakirjoiksi pitäisi luokitella vain sellaiset dokumentit, jotka on suunniteltu säilytykseen tai [[formaali]]ksi kirjattu [[asiakirjahallinta|asiakirjahallinnan]] tietokantoihin. Ne voi kuitenkin nähdä myös laajemmassa merkityksessä [[informaatio]]n kategoriana<ref>Yeo, Geoffrey: "Rising to the level of a record? Some thoughts on records and documents" Records Management Journal, vol. 21 nro 1, 2011, s. 9, 14, 17. </ref> Muista informaation kategorioista asiakirja eroaa olemalla tyypillisesti ainutkertainen. <ref>Valtonen, Marjo Rita & Henttonen, Pekka: "Asiakirjatiedon hallinta", Ote informaatiosta. Johdatus informaatiotutkimukseen ja interaktiiviseen mediaan, s.211-243. Toim. Sami Serola, 2010.</ref>

Asiakirjan ja dokumentin erottamista vaikeuttaa vielä se, että dokumentin määritelmästä on eriäviä mielipiteitä. Jotkut oikeusistuimet eivät hyväksy videoita tai filmejä dokumenteiksi evidentiaalisessa merkityksessä. Jos dokumentin alkuperäinen määritys on hankalaa, niin vielä hankalampaa on erotella dokumentti ja asiakirja toisistaan. <ref> Yeo, Geoffrey: "Rising to the level of a record? Some thoughts on records and documents", Records Management Journal, vol. 21, 2011, nro 1, s. 34.</ref>

Varsinaiset asiakirjat ovat sellaisia, jotka jo niitä laadittaessa on tarkoitettu todisteiksi ja sen vuoksi tätä tarkoitusta varten laadittu kuten esimerkiksi kauppakirja, testamentti tai kuitti. Tilapäiset asiakirjat ovat sellaisia kirjallisia selityksiä, joilla niitä laadittaessa ei ole ajateltu todistaa mitään, mutta joita myöhemmin voidaan käyttää todisteina kuten esimerkiksi yksityinen kirje. Asiakirjan tarkoituksena on todistaa jostain tosiseikasta, jolla on oikeudellista merkitystä.<ref> Hakkila, Esko (toim.): "Asiakirja", Lakiasiain käsikirja, s. 56. Porvoo: Werner Söderström Oy, 1938.</ref>

Suomessa asiakirja on käsitetty olevan [[hallinto|hallinnon]] väline ja tulos orgaanisaation toiminnasta ja erinäisistä tehtävistä. Sen tehtävä on tukea tulevaa päätöksen tekoa eli asiakirja toimii organisaation muistielementtinä. <ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma" Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 30-31. </ref> Käytännöllis-hallinnollisista syistä asiakirjoja laaditaan paljon, mutta suurin osa niistä kuitenkin hävitetään määräajan kuluttua. Vain juridista, kulttuurista tai tutkimuksellista merkitystä tai muuta todistusarvoa omaavia asiakirjoja säilytetään pitkään tai pysyvästi. <ref>Valtonen, Marjo Rita & Henttonen, Pekka: "Asiakirjatiedon hallinta", Ote informaatiosta. Johdatus informaatiotutkimukseen ja interaktiiviseen mediaan. s.211-243. Toim. Sami Serola, 2010.</ref>

Toisin kun maailmalla, asiakirjoja ei erotella aktiivisiin ja pysyväissäilytyksessä oleviin. Kaikki merkittävät dokumentit käsitetään asiakirjoiksi ja ammattikuntakaan ei erottele termejä [[:en:archives|archives]] ja [[:en:records|records]].<ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma", Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 28 </ref>

Suomenkielen sana "asiakirja" on luultavammin ollut alunperinalun perin lakitermi, joka on kuvannut tuomioistuinten käsittelemistä asioista luotuja kirjoja. <ref>Valtonen, Marjo Rita & Henttonen, Pekka: "Asiakirjatiedon hallinta", Ote informaatiosta. Johdatus informaatiotutkimukseen ja interaktiiviseen mediaan. s.211-243. Toim. Sami Serola, 2010</ref>

Maailmalla, varsinkin Yhdysvalloissa, asiakirjat erotellaan toisistaan termeillä "records" ja "archives". Records tarkoittaa lyhyempään säilykseen tarkoitettuja asiakirjoja kun taas archives tarkoittaa pitkäaikaissäilytyksessä olevia asiakirjoja. <ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma" Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 34. </ref> "Archives" on myös käsitetty tarkoittavan joukkoa historiallisia asiakirjoja, jotka sisältävät informaatiota paikasta, instituutiosta tai ihmisryhmästä.<ref> "Archive", Oxford Dictionaries, https://www.oxforddictionaries.com/definition/english/archive, vierailtu 10.10.2014. </ref>

[[digitaalisuus|Digitaalinen]] tai sähköinen asiakirja muutti asiakirjahallintoa ja rikkoi monta perinnettä. Vakiintuneet käytännöt muuttuvat, kun sähköinen asiakirja on niin erilainen fyysisestä asiakirjasta. Tämä muutos oli suuri, koska vuosituhansia asiakirjat olivat pysyneet pääasiassa samanlaisina "hallinnon työ-, tallennus- ja siirtovälineenä, huolimatta itse tietovälineen, kirjoituspohjan suuristakin ulkoisista muutoksista". Mikä tahansa tekniikkaan tai muotoon liittyvä muutos olisi ollut mullistava asiakirjahallinnalle, koska asiakirja on asiakirjahallinnan ydin tai "elämänneste"<ref>Valtonen, Marjo Rita: "Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma" Arkistoyhdistys ry, 2005, s. 32. </ref> Digitaalinen asiakirja on on ymmärrettävä vain kontekstissaan, sillä ne ovat hyvin käyttäjä- sekä järjestelmäsidonnaisia. Asiakirjojen sähköisyys luo arkistonhoitajille ja asiakirjahallinnan ammattilaisille ongelmia niiden säilytyksestä ja [[provenienssiperiaate|provenienssiperiaatteesta]]. <ref> Cook, Terry: "Menneisyys on johdanto: arkistoajattelu vuodesta 1898 ja sen uusi paradigma" Trim research reports: 6, 2014, s. 27. </ref>